Lze stanovit ve vnitřní směrnicí maximální výši ceny za nocleh?

  Při kontrole na jedné PO jsme zjistili, že zaměstnanec uhradil při pracovní cestě za jeden nocleh 700 Kč, ale PO mu proplatila jen 600 Kč (100 Kč hradil zaměstnanec ze svého), s odvoláním na vnitřní směrnici, kde má PO stanoveno, že ubytování bude hrazeno maximálně 600 Kč/noc. Podotýkám, že ubytování zajišťoval zřizovatel pro zaměstnance PO, jednalo se o pracovní poradu.

V  zákoníku práce je  uvedeno: „Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou prokáže“ (odst. 1 § 162). Dle našeho názoru se jedná o taxativní ustanovení a zaměstnanci přísluší plná výše, kterou uhradil.

Ale v publikaci „Cestovní náhrady ve školství od roku 2007“ od Karla Janouška je mimo jiné uvedeno, že „Zaměstnanec je povinen dodržovat podmínky, které případně zaměstnavatel stanovil před pracovní cestou přímo zaměstnanci anebo vnitřním předpisem“ (bod 5.2 str. 66), do jak vysoké částky si může zajistit ubytování.

Podmínky pro ubytování během pracovní cesty zaměstnance nejsou zákoníkem práce nijak upraveny ani omezeny. Pokud však zaměstnavatel zaměstnanci způsob ubytování stanoví nejpozději před jeho nástupem na pracovní cestu, tak je pro zaměstnance závazný. Zaměstnavatel tak může vnitřním předpisem nebo nařízením, příkazem apod. stanovit maximální cenu za ubytování, druh ubytovacího zařízení, místo ubytování,  atd.

Pokud zaměstnavatel nestanoví zaměstnanci žádné omezující podmínky před nástupem na pracovní cestu, tak musí proplatit zaměstnanci veškeré prokázané výdaje za ubytování. 

Ve Vašem případu zaměstnavatel (prostřednictvím svého zřizovatele) stanovil zaměstnanci konkrétní ubytovací zařízení (nebyla to vůle zaměstnance), tudíž musí uvedené ubytování zaměstnanci proplatit. Jednotlivé vnitřní akty řízení nemohou být ve vzájemném rozporu! Ve vnitřní směrnici by správně mělo být uvedeno, že „zaměstnanec má povinnost zvolit ubytovací zařízení tak, aby výdaje za ubytování nepřesáhly částku 600 Kč za noc. V opačném případě mu přísluší náhrada za ubytování pouze do této výše. V případě, že ubytování zajistí nebo určí zaměstnavatel, bude zaměstnanci proplaceno v plné výši, bez ohledu na uvedené omezení.“ Není totiž možné zaměstnanci nařídit, aby se ubytoval v konkrétním hotelu a potom mu proplatit jen část výdajů za ubytování. Na zmiňovaných 700,- Kč má nárok – byl totiž vyslán do konkrétního hotelu (na základě rozhodnutí zaměstnavatele), tudíž mu zaměstnavatel musí proplatit náhradu výdajů za ubytování v prokázané výši, jinak by (podle mého názoru) porušil zákoník práce. Případný soudní spor (ke kterému vzhledem k výši sporné částky s největší pravděpodobností nedojde) by s pravděpodobností blížící se 100% zaměstnanec vyhrál. Je totiž nepřípustné, aby zaměstnavatel nutil zaměstnance v přímé souvislosti s výkonem práce k výdajům, kterém by mu následně neproplatil.

Zcela mimo diskusi je skutečnost, že zmiňovaných 600,- Kč musí být stanoveno reálně, na základě průzkumu cen hotelového ubytování. Pokud by byl například zaměstnanec pravidelně vysílán k plnění pracovních úkolů v centrální Praze, tak by asi měl velké problémy se do této částky vejít.

Maximální výši ceny za nocleh (podle mne) lze stanovit (zejména s ohledem na naplnění kritéria pro hospodárnost veřejných výdajů), ale není možné současně nařídit ubytování v dražším hotelu a ten rozdíl neproplatit.