Úspory nevypadají dobře jen na papíře
11.09.2013 20:06
Zdroj: 
Expense Reduction Analysts Corporate (CS)
Papír je ve firmách jednou z nejvíce používaných věcí. Ať už se jedná o čistý papír do tiskárny, poštu, propagační materiály, katalogy, formuláře nebo samolepící bločky. Papír je v kancelářském životě všudypřítomný – a podílí se na nákladech mnohem více, než se vám může zdát.
Nejde však jen o snížení spotřeby papíru a úsporu peněz. Jde především také o to, aby naše práce byla efektivnější a abychom se chovali ohleduplněji k životnímu prostředí tím, že snížíme tak zvanou karbonovou stopu každého zaměstnance.
Tady je 10 tipů, které mohou firmám pomoci snížit spotřebu papíru:
1. Proveďte inventuru
Zjistěte, jaká byla spotřeba papíru ve firmě za poslední rok, do průzkumu zahrňte nejen čistý papír do tiskárny, ale také plakáty, letáky, poštu, hlavičkový papír, obálky, formuláře, výplatní pásky, brožury a katalogy, poznámkové bloky, tj. veškeré věci z papíru, které používáte nebo vidíte v prostorách společnosti. Na základě těchto informací si budete moci stanovit cíle pro snížení spotřeby papíru na všech úrovních v závislosti na konkrétních požadavcích jednotlivců a týmů.
2. Pracujte elektronicky
Většinu dokumentů používaných v jednotlivých odděleních lze nahradit ekvivalentem v elektronické formě: formuláře, ankety, zpravodaje, interní sdělení, brožury, faktury atd….
Dokonce i přáníčka lze posílat v elektronické formě a důležité firemní informace jako jsou brožury pro zaškolování zaměstnanců, hodnotící formuláře a výplatní pásky lze zpracovávat elektronicky.
Pro úspěch projektu je klíčová také standardizace formulářů, dokumentů a prezentací. Budou-li mít všichni přístup k formulářům a pokynům na intranetu (nebo sdíleném prostoru na serveru), budou používat stejné firemní dokumenty a navzájem se motivovat k plnění úkolů online.
Na schůzích není papír potřeba!
Program jednání může být účastníkům zaslán elektronicky, prezentaci lze provést na bílé tabuli a poznámky dělat na laptopu či notebooku. Je-li třeba rozdat zprávy, stačí k tomu přenosné zařízení. Seznamy toho, co je třeba udělat, lze snadno vyhotovit v Outlooku nebo v podobném nástroji a dokonce i nalepovací lístečky lze na monitor počítače připnout elektronicky.
3. Omezte tisk
Pokud ještě máte tiskárny pro jednotlivce/týmy, zbavte se jich a nahraďte je jedinou společnou multifunkční tiskárnou, která zaznamenává požadované tiskové úlohy a do níž je uživatel nucen před tiskem vložit identifikační kartu. Pokud si zaměstnanci nebudou moci snadno vytisknout dokumenty ze svého stolního počítače, ale naopak budou muset k tiskárně dojít a před tiskem vložit kartu, dobře si rozmyslí, zda a co budou tisknout. Společná tiskárna je také velmi cenným zdrojem informací o tom, kolik papíru bylo vytištěno nebo použito ke kopírování, kdo jej použil (jednotlivci či obsluha), kdy apod. (nemluvě o využívání kopírky k soukromým účelům).
Většinu katalogů a brožur je možné nahrát na firemní webové stránky ve formě PDF a prohlédnout si je online. Zákazníci si je mohou prohlédnout na svém počítači a v případě potřeby vytisknout příslušné stránky na své vlastní kopírce na vlastní náklady.
Co se týče objednávek, i ty je možné snadno zadat online – a je to bezpečnější a rychlejší než poštou!
4. Omezte kopírování
Je kopírování opravdu nezbytné? Není možné dokument poslat v elektronické verzi?
Pokud ne, měly by být běžným standardem oboustranné kopie a, je-li to možné, měly by být na tenčím papíře, např. papír 70gsm stojí o 15% méně než standardně používaný papír 80gsm.
5. Zapomeňte na fax
Potřebuje dnes někdo vůbec fax? Většina počítačů má software, který je schopen nahradit funkci faxu a ušetřit tak místo, papír i peníze.
6. Nastavte si počítač
Na počítačích zaměstnanců lze snadno nastavit ekonomický tisk. Nastavíte-li jako výchozí nastavení oboustranný, černobílý a rychlý tisk, ušetříte na papíru i na inkoustu. Pokud budou všichni ve firmě používat menší okraje a písmo, přispěje i toto opatření ke snížení spotřeby papíru.
7. Používejte ten správný software
Budete-li záměrně volit možnost nehmotného záznamu namísto výtisku, budete moci dokumenty upravovat a měnit na obrazovce. Pro software na zpracování textů a dokonce i pro dokumenty v PDF existují nástroje pro revizi. Díky těmto funkcím můžete eliminovat – někdy dlouhotrvající – proces tištění pracovních verzí ke korektuře a schvalování.
8. Omezte poštu
Pro omezení nevyžádané pošty kontaktujte firmy, aby vás vyškrtly ze seznamu adresátů. Ze seznamu adresátů reklamních materiálů, vás může na žádost vymazat i příslušná pošta. Také nápis „žádné reklamní letáky, prosím“ na poštovní schránce by měl zabránit přívalu letáků a nevyžádané pošty.
9. Recyklujte
Firmy by měly ve svých kancelářích, poblíž „strategických“ míst jako jsou tiskárny, kopírky apod. umístit koše na papír. Používejte již potištěný papír k hrubým verzím, poznámkám nebo interním sdělením, která je třeba vyvěsit, nejsou-li k dispozici digitální obrazovky.
Použitý papír je možné recyklovat a znovu používat a skartovaný papír se může stát výhodnou náhražkou za vycpávky v odesílaných balíčcích a používaných krabicích.
10. Motivujte a poskytujte svým lidem školení
Pro dosažení dlouhodobého úspěchu je třeba změnit mentalitu kancelářských pracovníků. Je třeba, aby získali návyk používat digitální kopie namísto tištěných. Proto je velmi důležité, abyste sdělili zaměstnancům proč a jak má nová strategie úspor/ochrany životního prostředí fungovat. Informujte je o cílech a snažte se zainteresovat každého: oddělení IT (aby poskytlo pomoc v počátcích), oddělení HR (aby poskytlo informace a šlo příkladem), oddělení marketingu (aby přizpůsobilo nástroje nové strategii) apod. Vyhodnocením nejlépe spořících pracovníků a jejich odměňováním posílíte povědomí o vašich cílech a semknete svůj tým k lepšímu výsledku.
Každý měsíc by měla obsluha/jedinci zveřejnit informace o spotřebě papíru ve srovnání se stanovenými cíli, aby každý zaměstnanec věděl, jakou má ekologickou stopu. Díky těmto informacím si každý uvědomí svou spotřebu papíru a začne ji kontrolovat.
Úspory a přínos pro životní prostředí budou velmi brzy zřejmé a firma si tak ověří, že je na správné cestě.
Nejde však jen o snížení spotřeby papíru a úsporu peněz. Jde především také o to, aby naše práce byla efektivnější a abychom se chovali ohleduplněji k životnímu prostředí tím, že snížíme tak zvanou karbonovou stopu každého zaměstnance.
Tady je 10 tipů, které mohou firmám pomoci snížit spotřebu papíru:
1. Proveďte inventuru
Zjistěte, jaká byla spotřeba papíru ve firmě za poslední rok, do průzkumu zahrňte nejen čistý papír do tiskárny, ale také plakáty, letáky, poštu, hlavičkový papír, obálky, formuláře, výplatní pásky, brožury a katalogy, poznámkové bloky, tj. veškeré věci z papíru, které používáte nebo vidíte v prostorách společnosti. Na základě těchto informací si budete moci stanovit cíle pro snížení spotřeby papíru na všech úrovních v závislosti na konkrétních požadavcích jednotlivců a týmů.
2. Pracujte elektronicky
Většinu dokumentů používaných v jednotlivých odděleních lze nahradit ekvivalentem v elektronické formě: formuláře, ankety, zpravodaje, interní sdělení, brožury, faktury atd….
Dokonce i přáníčka lze posílat v elektronické formě a důležité firemní informace jako jsou brožury pro zaškolování zaměstnanců, hodnotící formuláře a výplatní pásky lze zpracovávat elektronicky.
Pro úspěch projektu je klíčová také standardizace formulářů, dokumentů a prezentací. Budou-li mít všichni přístup k formulářům a pokynům na intranetu (nebo sdíleném prostoru na serveru), budou používat stejné firemní dokumenty a navzájem se motivovat k plnění úkolů online.
Na schůzích není papír potřeba!
Program jednání může být účastníkům zaslán elektronicky, prezentaci lze provést na bílé tabuli a poznámky dělat na laptopu či notebooku. Je-li třeba rozdat zprávy, stačí k tomu přenosné zařízení. Seznamy toho, co je třeba udělat, lze snadno vyhotovit v Outlooku nebo v podobném nástroji a dokonce i nalepovací lístečky lze na monitor počítače připnout elektronicky.
3. Omezte tisk
Pokud ještě máte tiskárny pro jednotlivce/týmy, zbavte se jich a nahraďte je jedinou společnou multifunkční tiskárnou, která zaznamenává požadované tiskové úlohy a do níž je uživatel nucen před tiskem vložit identifikační kartu. Pokud si zaměstnanci nebudou moci snadno vytisknout dokumenty ze svého stolního počítače, ale naopak budou muset k tiskárně dojít a před tiskem vložit kartu, dobře si rozmyslí, zda a co budou tisknout. Společná tiskárna je také velmi cenným zdrojem informací o tom, kolik papíru bylo vytištěno nebo použito ke kopírování, kdo jej použil (jednotlivci či obsluha), kdy apod. (nemluvě o využívání kopírky k soukromým účelům).
Většinu katalogů a brožur je možné nahrát na firemní webové stránky ve formě PDF a prohlédnout si je online. Zákazníci si je mohou prohlédnout na svém počítači a v případě potřeby vytisknout příslušné stránky na své vlastní kopírce na vlastní náklady.
Co se týče objednávek, i ty je možné snadno zadat online – a je to bezpečnější a rychlejší než poštou!
4. Omezte kopírování
Je kopírování opravdu nezbytné? Není možné dokument poslat v elektronické verzi?
Pokud ne, měly by být běžným standardem oboustranné kopie a, je-li to možné, měly by být na tenčím papíře, např. papír 70gsm stojí o 15% méně než standardně používaný papír 80gsm.
5. Zapomeňte na fax
Potřebuje dnes někdo vůbec fax? Většina počítačů má software, který je schopen nahradit funkci faxu a ušetřit tak místo, papír i peníze.
6. Nastavte si počítač
Na počítačích zaměstnanců lze snadno nastavit ekonomický tisk. Nastavíte-li jako výchozí nastavení oboustranný, černobílý a rychlý tisk, ušetříte na papíru i na inkoustu. Pokud budou všichni ve firmě používat menší okraje a písmo, přispěje i toto opatření ke snížení spotřeby papíru.
7. Používejte ten správný software
Budete-li záměrně volit možnost nehmotného záznamu namísto výtisku, budete moci dokumenty upravovat a měnit na obrazovce. Pro software na zpracování textů a dokonce i pro dokumenty v PDF existují nástroje pro revizi. Díky těmto funkcím můžete eliminovat – někdy dlouhotrvající – proces tištění pracovních verzí ke korektuře a schvalování.
8. Omezte poštu
Pro omezení nevyžádané pošty kontaktujte firmy, aby vás vyškrtly ze seznamu adresátů. Ze seznamu adresátů reklamních materiálů, vás může na žádost vymazat i příslušná pošta. Také nápis „žádné reklamní letáky, prosím“ na poštovní schránce by měl zabránit přívalu letáků a nevyžádané pošty.
9. Recyklujte
Firmy by měly ve svých kancelářích, poblíž „strategických“ míst jako jsou tiskárny, kopírky apod. umístit koše na papír. Používejte již potištěný papír k hrubým verzím, poznámkám nebo interním sdělením, která je třeba vyvěsit, nejsou-li k dispozici digitální obrazovky.
Použitý papír je možné recyklovat a znovu používat a skartovaný papír se může stát výhodnou náhražkou za vycpávky v odesílaných balíčcích a používaných krabicích.
10. Motivujte a poskytujte svým lidem školení
Pro dosažení dlouhodobého úspěchu je třeba změnit mentalitu kancelářských pracovníků. Je třeba, aby získali návyk používat digitální kopie namísto tištěných. Proto je velmi důležité, abyste sdělili zaměstnancům proč a jak má nová strategie úspor/ochrany životního prostředí fungovat. Informujte je o cílech a snažte se zainteresovat každého: oddělení IT (aby poskytlo pomoc v počátcích), oddělení HR (aby poskytlo informace a šlo příkladem), oddělení marketingu (aby přizpůsobilo nástroje nové strategii) apod. Vyhodnocením nejlépe spořících pracovníků a jejich odměňováním posílíte povědomí o vašich cílech a semknete svůj tým k lepšímu výsledku.
Každý měsíc by měla obsluha/jedinci zveřejnit informace o spotřebě papíru ve srovnání se stanovenými cíli, aby každý zaměstnanec věděl, jakou má ekologickou stopu. Díky těmto informacím si každý uvědomí svou spotřebu papíru a začne ji kontrolovat.
Úspory a přínos pro životní prostředí budou velmi brzy zřejmé a firma si tak ověří, že je na správné cestě.
Vytvořeno službou Webnode