Elektronické záznamy o vnitřní kontrole - stanovisko MF ČR
Ministerstvo financí České republiky zveřejnilo na svých stránkách stanovisko k problematice elektronického způsobu schvalování veřejných příjmů a veřejných výdajů.
Nejprve uvádím zmíněné stanovisko a následně citaci příslušných ustanovení prováděcí vyhlášky k zákonu o finanční kontrole. Neubráním se dojmu, že ve stanovisku se spíše odráží to, co by ministerstvo rádo ve vyhlášce nalezlo, než to, co je tam skutečně napsáno. Na druhé straně věřím, že stanovisko ministerstva mnohé potěší a příjmy a výdaje budou například schvalovat elektronickou poštou, přičemž nebude jednoznačné, kdo tu poštu zaslal.
V níže citovaném stanovisku se říká, že pro účely kontroly je dostačující nezměnitelný záznam v informačním systému. To je velmi vágní konstatování, vyhláška jednoznačně vyžaduje podpis schvalující osoby (příkazce operace, správce rozpočtu či hlavní účetní) v jednotlivých fázích schvalovacího procesu. Svůj podpis příslušný schvalující zaměstnanec připojí buď na doklad v listinné podobě, anebo půjde o elektronický podpis elektronického dokumentu. Bylo by tedy vhodné, aby ministerstvo vysvětlilo, jaké parametry má mít ten nezměnitelný záznam, resp. co zaručí onu nezměnitelnost!
STANOVISKO
ODBORU CENTRÁLNÍ HARMONIZAČNÍ JEDNOTKA Č. 3/2018
Zdroj webové stránky MF ČR: https://www.mfcr.cz/assets/cs/media/Metodika_2018_CHJ-2018-3-Stanovisko-k-pouziti-elektronickych-prostredku-v-ramci-ridici-kontroly.pdfDotaz
Může orgán veřejné správy při provádění schvalovacích postupů předběžné řídicí kontroly podle § 26 zákona o finanční kontrole používat elektronické prostředky (např. informační systém)? Jaké jsou v případě použití elektronických prostředků požadavky na podpis osob zajišťujících řídicí kontrolu?
Stanovisko
Schvalovací postupy předběžné řídicí kontroly můžou být prováděny v papírové i elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků zákon nevyžaduje použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu. Pro účely řídicí kontroly, je dostatečný i nezměnitelný záznam v informačním systému.
Odůvodnění:
Schvalovací postupy řídicí kontroly jsou řídicím a kontrolním mechanismem uvnitř orgánu veřejné správy. Povaha dokladů o provedení řídicí kontroly (záznam o provedení předběžné řídicí kontroly, pokyn k přijetí veřejných příjmu, pokyn k plnění veřejných výdajů) je interního charakteru. Zákon o finanční kontrole nespecifikuje formální náležitosti těchto dokladů. To znamená, že schvalovací proces řídicí kontroly může probíhat i jen v elektronické podobě a doklady o provedení řídicí kontroly nemusí mít tištěnou podobu. Možnost použít při řídicí kontrole elektronické prostředky dále připouští vyhláška č. 416/2004 Sb., v § 16.
Zákon o finanční kontrole ani prováděcí vyhláška č 416/2004 Sb. nevyžadují, aby dokumenty řídicí kontroly byly podepsány kvalifikovaným, uznávaným nebo zaručeným elektronickým podpisem podle zákona č. 297/2016 Sb. Vyhláška č. 416/2004 Sb. v ustanovení § 16 upravuje pouze postup v případě, že se organizace sama rozhodne používat elektronický podpis. Pro účely řídicí kontroly je postačující prokázání identity podepisujícího nezměnitelným záznamem v informačním systému (přihlášení pomocí přihlašovacího jména a hesla a informace o datu provedení záznamu).
A co na to legislativa?
Vyhláška č. 416/2004 Sb.
§ 16
(1) Při použití technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení ve schvalovacích postupech lze připojit na datovou zprávu o předběžné kontrole připravovaného nároku nebo závazku orgánu veřejné správy, nebo na pokynu k plnění veřejných příjmů, anebo na pokynu k plnění veřejných výdajů elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu6).
(2) Opatření přijatá vedoucím orgánu veřejné správy obsahují bližší pravidla pro
a) stanovení oprávnění, povinností a odpovědností vedoucích zaměstnanců v orgánu veřejné správy k připojování elektronického podpisu při schvalování operací,
b) určení odpovědnosti jednotlivých osob za obsah datové zprávy, ke které byly uvedené podpisy připojeny,
c) zajištění archivace datových zpráv o přípravě operace,
d) zabezpečení následné dostupnosti datových zpráv ke kontrole.
6) § 2 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu).
Vytvořeno službou Webnode