Inventarizace v příspěvkových organizacích postaru, ale s novými povinnostmi a novou terminologií

V částce 100 vyšla v loňském roce ve sbírce zákonů vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, která je závazná pro vybrané účetní jednotky už v letošním roce, resp. pro inventury, které se budou letos provádět. Vybranými účetními jednotkami jsou dle § 1 odst. 3 zákona o účetnictví organizační složky státu, státní fondy podle rozpočtových pravidel, Pozemkový fond České republiky, územní samosprávné celky, dobrovolné svazky obcí, Regionální rady regionů soudržnosti, příspěvkové organizace a zdravotní pojišťovny. Úvodem je nutno říci, že pro běžnou příspěvkovou organizaci vyhláška de facto nepřináší nic nového, když pomineme skutečnost, že vyhláška je doslova zaplevelena novou terminologií (mnohdy zbytečnou a zavádějící) a přináší nové povinnosti (rovněž mnohdy zbytečné). Uvedený výčet „vybraných účetních jednotek“ zahrnuje roztodivné subjekty veřejné sféry, je proto s podivem, že celá vyhláška stanoví jednotná pravidla pro všechny tyto účetní jednotky bez ohledu na to, že inventarizace v praxi probíhá úplně jinak na velkém ministerstvu a jinak v malé mateřské škole s pěti zaměstnanci! To, co je logické u velkého subjektu, postrádá logiku u subjektu malého. Ale dosti nářků!

Co tedy znamená vydání inventarizační vyhlášky pro příspěvkové organizace? Platí stále, že inventarizace spočívá ve zjištění skutečného stavu majetku a závazků (provedení inventury) a následném porovnání tohoto skutečného stavu se stavem v účetnictví. V případě hmotného majetku vyhláška rozeznává tyto inventury:

prvotní inventuru - fyzická inventura hmotného majetku provedená nejdříve 4 měsíce před koncem roku,

rozdílovou inventuru - dokladová inventura mapující změny majetku, které nastaly v době od provedení prvotní inventury do rozvahového dne,

průběžnou inventuru – inventura zásob prováděná postupně (např. dle jednotlivých skladů) během roku.  

Pokud příspěvkové organizace inventarizaci prováděly důsledně, tak kvůli nové vyhlášce se musí „pouze“ přizpůsobit nové terminologii a vydat směrnici k provádění inventarizace. Povinnost upravit určité postupy

je totiž ve směrnici výslovně uvedena. Tato směrnice by měla především zahrnovat:

1)      Organizaci a způsob provedení inventarizace včetně stanovení pravidel pro jmenování členů inventarizační komise (povinnost vyplývá z § 3 odst. 3).

2)      Stanovení způsobu provedení fyzické inventury při průběžné inventarizaci zásob (povinnost vyplývá z § 10 odst. 2).

3)      Organizaci a způsob provedení inventarizace položek podléhajících režimu utajovaných informací v návaznosti na zvláštní předpisy (povinnost vyplývá z § 11 odst. 3).

4)      Definování inventarizačních identifikátorů vybraného majetku (kulturních památek, archeologických nálezů a sbírek muzejní povahy), pokud to nestanoví jiný právní předpis - zejména jejich formu, způsob připojování k jednotlivým věcem nebo souborům majetku a způsob vedení seznamu těchto identifikátorů, včetně popisu těchto identifikátorů (povinnost vyplývá z § 13 odst. 1).

5)      Víceleté zjišťování skutečného stavu kulturních památek a archeologických nálezů podle jiného právního předpisu (povinnost vyplývá z § 14 odst. 2).

Podstatné je také si říci, co podléhá inventarizaci, resp. slovy vyhlášky co je inventarizační položkou. Kromě závazků, majetku na podrozvahových účtech se jedná o veškerý majetek, jehož zůstatek vstupuje do rozvahy, včetně pohledávek a hotových peněz. Otázka by tedy spíše měla znít: „Který majetek se má vést na majetkových účtech?“ Bez diskuse investiční majetek a drobný majetek označovaný jako DDHM a DDNM, dále nespotřebované zásoby. A zde mohou začít problémy. Co například s hmotným majetkem, který je sice dlouhodobý (dobu použitelnosti má delší než 1 rok, ale jeho pořizovací cena nepřevyšuje 40.000,- Kč, například radiomagnetofon za 2 tisíce korun. Vzhledem k pořizovací ceně nejde o drobný dlouhodobý majetek, ale také se nejedná o typickou zásobu. Podle mého názoru jde (slovy prováděcí vyhlášky k zákonu o účetnictví č. 410/2009 Sb. - § 20 odst. 2) o  další movité věci nesplňující podmínky podle § 14 odst. 6  s dobou použitelnosti delší než jeden rok, které jsou  bohužel přiřazeny k zásobám. Ustanovení § 14 odst. 6 definuje DDHM následovně: Drobný dlouhodobý hmotný majetek" obsahuje movité věci, popřípadě soubory majetku, které jsou charakterizovány samostatným technicko-ekonomickým určením, u kterých doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je v částce 3 000 Kč a vyšší a nepřevyšuje částku 40 000 Kč. Účetní jednotka může rozhodnout vnitřním předpisem o snížení stanovené dolní hranice. Za drobný dlouhodobý hmotný majetek se považují vždy

a) předměty z drahých kovů, pokud nejsou dlouhodobým majetkem podle odstavce 4 (to znamená, že nejde o umělecká díla nebo kulturní památky), bez ohledu na výši pořizovací ceny a

 b) věci pořízené formou finančního leasingu, popřípadě bezúplatně převzaté, u kterých ocenění podle § 25 zákona nepřevyšuje částku 40 000 Kč.

Jak tedy postupovat v případě uvedeného radiomagnetofonu. Pakliže účetní jednotka nesníží stanovenou dolní hranici definovanou pro DDHM, tak se patrně bude jednat o majetek náležející k zásobám. Zásoby se inventarizují (a figurují na příslušném majetkovém účtu) do doby jejich spotřeby resp. vydání do spotřeby, kdy teprve vstupují do nákladů.

Vzhledem k výše uvedenému bych doporučoval dolní hranici pro DDHM snížit např. na 1.000,- Kč, čímž bych do této kategorie dostal veškerý trochu významnější dlouhodobý neinvestiční majetek. A u věcí do 1.000,- Kč bych vnitřní směrnicí „vhodně“ definoval jejich spotřebu tak, aby v zásobách pokud možno figurovaly a pravidelné inventarizaci podléhaly jen typické zásoby (materiál, zboží, výrobky případně čisticí prostředky či náhradní díly). K drobnému majetku (do 3 tis. Kč za kus), který by dle mého názoru měl být inventarizován určitě, patří knihy a nosiče ve školních knihovnách (o knižních fondech veřejných knihoven ani nemluvě, zde platí zvláštní právní úprava). Drobný majetek, který bude inventarizován, bych neevidoval na účtě zásob, ale v podrozvaze. A jen tak na okraj, mezi zásoby (a tedy inventarizaci podléhající majetek) patří i zvířata nepatřící do základního stáda. Takže zásobou je i hlídací pes – patří na účet ostatní zásoby.

Závěrem se ještě zmíním o jednom „pěkném“ termínu definovaném vyhláškou, kterému je věnován celý § 9. Jedná se o inventarizační identifikátor. Ne nelekejte se, nejde o žádnou novinku! V podstatě jde o staré dobré inventární číslo uvedené na štítku, který se připevní na majetek podléhající inventarizaci. V případě, že se k inventarizaci používá výpočetní technika, tak to inventární číslo může být ve formě čárkového kódu, je však nutné zajistit (slovy vyhlášky) možnost převedení této pro fyzickou osobu nečitelné formy do formy čitelné. Jinými slovy, musí být k dispozici příslušné čtečky a navazující software a hardware. U závazků a majetku, který se nemůže označit zmíněným štítkem s inventárním číslem se použije jiný inventarizační identifikátor – u automobilů registrační značka nebo VIN, u pohledávek a závazků číslo faktury a název odběratele či dodavatele, u elektrospotřebičů to může být výrobní číslo apod. Podstatné je, aby zvolený inventarizační identifikátor jednoznačně určoval daný majetek nebo závazek.

Máte na inventarizaci nebo inventarizační vyhlášku jiný pohled - napište mi na petrrsikora@centrum.cz , zajímavé reakce zveřejním.

Inventarizaci (a také inventarizační vyhlášce) budu věnovat značnou pozornost také během následujících seminářů:

Vnitřní kontrolní systém příspěvkové organizace – ZŠ, MŠ/ZUŠ,DDM (Brno 21. 2., Brno 22. 2.), pořadatel Středisko služeb školám Brno

Vnitřní kontrolní systém příspěvkové organizace – (Brno 12. 5., Praha 17. 5., Ostrava 31. 5.), pořadatel TSM Vyškov

Podrobnosti o uvedených seminářích najdete na webech pořadatelů a na těchto stránkách.

Petr Sikora